有問題嗎？那麼您需要一份問題陳述。以下是如何撰寫才會有效的快速入門，包括哪些該做與不該做。
問題陳述是專案管理中不可或缺的工具。它可以是啟動新倡議時專案章程中的關鍵元素，也可以是專案進度的決定性因素，或是將現有專案重新校準到與預期目標一致的基礎。
無論是在專案開始前、進行中或結束後，問題陳述都會讓團隊成員和利害關係人聚焦在有疑慮的特定領域、精準的改善機會，以及提出需要全面了解與調查行動的問題。它是建立專案正當性的基礎。
此外，問題陳述不僅應該明確表達問題，還應該與團隊和利害關係人保持一致，並激勵他們。
「如果要我從解決問題的過程中提煉出一項技能並傳授給世界各地的人，那就是撰寫出一份有效問題陳述的能力。這是最有價值的技能之一，甚至可以說是最有價值的技能。」《People Solve Problems: The Power of Every Person, Every Day, Every Problem》一書的作者 Jamie Flinchbaugh 如此表示。
那麼，如何使問題陳述真正有效？我們如何將專案挑戰的要素精煉成一份簡潔、清晰且可行的陳述？
理解問題是撰寫一份能引起共鳴陳述的第一步。首先需要有堅實的資料基礎，為您的問題陳述提供報告的基準。一份紮實的問題陳述應該簡明扼要地概述三個關鍵組成部分：當前狀態、未來狀態和目標日期。
- 當前狀態要使用可衡量的指標描述目前的情況，如品質、成本、時間、安全、客戶滿意或員工參與。
- 未來狀態要用預期的未來與當前狀態進行比對，並以來自客戶需求、產業標準或策略目標的可衡量指標來定義。
- 目標日期要設定未來狀態需達成的具體日期，從而創造緊迫感與當責的時間軸。
以下是如何構建問題陳述的一個範例：
目前，[用可衡量的術語描述問題]，而我們的目標是[用可衡量的術語描述理想狀態]，我們目標是在[說明目標日期]之前達成。
問題陳述的注意事項(該做與不該做)
撰寫精確的問題陳述可能具有挑戰性。以下是一些需要避免的常見陷阱：
應該考慮：
- 需要解決的具體問題。
- 問題引發的痛點。
- 受影響的地點或產品。
- 受影響的利害關係人。
- 問題一開始被觀察到的日期。
- 問題的症狀和發生頻率。
不該做：
- 同時處理多個問題。
- 預設原因。
- 追究責任。
- 過早提出解決方案。
- 陷入複雜的窘境。
- 模糊或不具體。
您問題陳述的優劣是由內容所含的資訊好壞決定的。
為加深對問題的理解並增加資訊的蒐集，可考慮採用多種資料蒐集方法，包括：
- 利害關係人訪談
- 資料分析與審查
- 市場研究
- 工作見習
- 調查與問卷
- 焦點團體
- 流程圖繪製
- 歷史資料檢視
- 標準操作程序、法規、指導方針和最佳實務
結論
架構明確的問題陳述對於定義專案目標與目的、設計衡量指標和制定策略至關重要。因此，請確保您正在使用這些陳述，並不斷提高您從中獲得最大效益的能力。這有助於使您的團隊保持專注、讓利害關係人知情，並使專案維持在成功的道路上。