為了獲得及時與明確的利害關係人回應，專案專業人士需要強大的溝通能力，持續參與，以及一個備案計畫。

溝通是一種軟實力，幫助專案領導者與利害關係人保持有一致的想法，並確保倡議維持在正軌上。但當問題出現時，領導者必須確保所有利害關係人堅持完成要求，並且迅速行動。因此，PMI詢問專案經理：當必需立即行動時，您採取了哪些步驟讓利害關係人迅速地參與？

制定應變計畫

當利害關係人不在或不回應時，嘗試透過電話、電子郵件或即時訊息與利害關係人的主管聯絡。專注於所需的行動（如果需要主管的授權），或者找另外的備用聯絡人幫忙。我還會強調如果不採取任何行動，對被聯絡者可能會產生的負面影響，且無法為他們需要的任何事情提供我的協助。在緊急情況下，如果您不聯絡公司的高階管理層來嘗試解決問題，那麼您就沒有盡到專案經理的職責。如果您從一開始就識別出這些備用聯絡人，那會有所幫助。當您首次與利害關係人接觸時，請他們提供緊急聯絡人。 

—Luis Felipe Villarroel Quinde，PMP，Alicorp資深專案工程師，利馬

設定期望，並保持聯絡

從一開始就讓利害關係人充分了解有關專案進展的資訊，這可以讓他們參與其中並建立一種擁有感。這樣，當出現緊急情況或需要一個緊急的解答時，更有可能獲得利害關係人的回應。通過主動設定利害關係人參與的期望，專案經理可以確保在意外高峰出現時，提出要求可以獲得回饋。

 —Anirud Srinivas，HCLTech資深執行專案經理，Tamil Nadu，印度

不要成為陌生人

如果您在同一產業或商業領域工作了幾年，很可能會在多個專案中都會遇到相同的利害關係人。因此，與過去和現在的利害關係人保持良好的關係，會使他們更有可能在有緊急要求時迅速回應。

有多種方式可以維繫那些關係。我會優先與辦公室的人或在專案期間可能每天見面的人進行面對面互動。茶歇時間的閑聊可以是重新聯繫的好機會。對於外部利害關係人，如供應商，我偶爾會打電話給他們討論產業趨勢，或偶爾看看他們是否有時間可以見個面。

—Morgan Studer，PMP，Yposkesi工程與新專案專案經理，巴黎