不確定性不必然會讓專案經理與團隊感到無力。透過專注於工作的「切片」(slices)，並從頻繁的回饋中學習，您可以應付變化與障礙，並將價值最大化。

有效率 (efficient) 與有效果 (effective)。這是組織對其專案的期望。許多專案經理在效率方面做得非常好。他們制定詳細的計畫、維持進度、優化資源，並向所有相關人員報告進展。他們專注於最小化浪費與最大化價值，這也是他們應該做的。

但效率 (efficiency) 並不是效能 (effectiveness)的保證。專案可能如期且在預算內完成，卻沒能交付價值。或者它確實成功了，但方式與原先規劃的不同，這是在專案經理與團隊根據過程中發現的新資訊進行調整的結果。由於專案是不可預測的，團隊如何應對這種不確定性將在很大程度上決定專案的效果。

Agile Coach 的管理處長與《The Art of Slicing Work》一書的作者 Anton Skornyakov 表示，專案成功的關鍵在專注於重要的結果。Anton 對「切分工作」(slicing work) 的關注是源自於 Scrum，但他強調這種手法與方法論無關；而是關於考慮到穩定且可控的進展，創造一種共享所有權與責任的觀念，並最大化工作所產生的價值。

PMI 與 Anton 討論了他對切分工作與管理不可預測性的看法。

 

「切分工作」(slicing work) 是什麼意思?

「切分工作」是在建構所有類型工作核心時的一種技能。透過工作如何建構起來的視角來看專案，不論是沿著水平線（活動）或垂直線（交付標的或「切片」），可以讓我們在想要迭代與學習的地方、或想要優化效率的地方做出明智的決定。

專案工作的垂直切片是對結果的觀察。

小的垂直切片能夠達成快速、頻繁的回饋。

• 您可以識別問題與困境。
• 您可以學習、調整及改進。
• 您可以應對不可預測性！

 

這與 Scrum 如何搭配呢？

我相信我們可以務實地管理專案，並且繞開對任何既定管理體系的依循，不論是瀑布式還是敏捷式。然而，身為一名 Scrum 培訓師，我發現並不是每個人都知道怎麼創造小的、且能在幾週內交付的切片。將專案拆解成活動 (activities) 是非常直觀的，特別是當您是您所屬領域的專家時。將專案拆解成小的、可檢查的交付標的，往往在一開始時是反直覺的，這需要從實做中學習。

 

您如何平衡效率與效果？

在專案中，我們需要完成兩件事：1）達到指標性的作用，也就是所謂的有效，2）以快速且最少的資源達到這個目標，也就是所謂的有效率。

在專案的某些階段，我們需要確保我們設定要做的事是有效的。對垂直切片保持專注並從中學習會是關鍵。這涉及跨職能的協作與快速的客戶反饋。您首先嘗試最具風險的事情，衡量進展，並快速調整。

一旦我們熟悉了垂直切片，我們可以切換成更嚴格的規劃，並優化該領域的效率。我們可以進行深度分析，認可通用設計或預設架構，識別可能的風險與減輕策略，並使用甘特圖來追蹤與報告進展。

 

優化效率 (efficiency) 可以最小化實現固定目標所需的努力與資源。

優化效果 (effectiveness) 可以最大化利用固定資源所產生的作用。

 

所以「切分工作」適合混合式手法嗎？

在類似專案不斷重複實施的領域，混合式手法是很普遍的。想像建造一棟新房子。首先從建築師開始，他會進行一些分析，但也會展示幾個雛型進行迭代，直到專案計畫得以完善。隨後建造房子的實際作業，則以傳統專案的手法來管理。

在特殊且較大的專案中，切分工作幫助您區隔專案的不同部分，並幫助您適當地管理每一部分。它使組織能夠選擇正確的手法來建構工作。這減少浪費並加速學習。它更佳地管理利害關係人的期望，並在專案每個領域改善進度的追蹤。

 

組織文化對此有何影響？

如果您曾經經歷過真正的文化變革，您會知道需要克服的阻力不是一次性，而是經常性的。當缺乏明確、可達成的結果和回饋時，「新的工作方式」可能會淪為紙上談兵，且往往毫無建樹。

當我們將工作切分時，會有即時的回饋。討論變得務實，另一種領導力與文化浮現出來。切分工作使變革更加地目標導向且更聚焦於影響力。更好的結果能幫助我們理解為何要煞費苦心改變我們平常的習慣，並處理我們的管理體系。

 

對這種手法而言最重要的軟實力或軟技能是什麼？

有效的溝通技巧非常重要。您必須能夠邀集且給出關鍵回饋，並協助建立關鍵回饋可以安全分享的環境。大多數人希望和諧並避免衝突，因此批判與安全感並存不是件簡單的事，這就是為什麼這是一項需要學習的重要技能。當我們檢視專案中不太可預測的領域時，那就是預期會出意外的地方，我們有超過一半的想法與計畫可能是無效的。當我們交付一個垂直切片並測試它時，人們需要感到安全地分享關鍵回饋，否則他們最終只會保持沉默，而我們會繼續朝錯誤的方向前進。

 

關鍵摘要

• 我們可以用兩種不同的方式來拆解或「切分」工作：水平切片與垂直切片。如何切分工作將影響您如何分派與檢查工作、誰負責工作，以及您識別意外情況並相應調整的能力。
• 水平切片是產生特定結果必需要做的行動、步驟或任務。它們最適用於要求效率的可預測專案，並且可以交給經驗較淺的個人。
• 當不可預測性是一個要素時，垂直切片是最佳選擇。它們提供了全貌，使您能夠管理範疇並衡量進度。它們可以分派給有能力的個人與團隊。

 

【文章出處】

https://www.pmi.org/blog/how-to-manage-unpredictable-projects