獲得最高管理層(C-Suite)支持專案優先等級這件事可能和專案本身工作的優先排序一樣困難。以下是幫助專案專業人士說服最高管理層的三個秘訣。
組織中的專案優先順序決策牽涉到很多考量。專案獲得核准或被擱置的情形可能會對部門的方向產生重大影響,最終也會對公司的獲利產生影響。
專案專業人士應該查看整個專案組合,以確定哪些專案將產出最大價值。一旦確定了該清單的優先順序,下一步就是獲得那些至關重要的最高管理層支持。
位於土耳其安卡拉的Turkish Aerospace Industries專案集領導Firat Dengiz,MP,PgMP,PfMP,在最近一集的Projectified® podcast中表示:「讓最高管理層接受您的決策可能比做決策本身還要困難。」
為了讓這個過程變得更容易,以下是Dengiz與阿布達比國家展覽公司集團(Abu Dhabi National Exhibitions Company Group,ADNEC集團)的IT處長兼專案管理辦公室成員,Sunando Chaudhuri,分享的三個秘訣。
將優先等級與價值相聯結。
最高管理層的利害關係人希望確保專案優先等級能連聯結到策略與結果。
Chaudhuri表示:「您在辨識專案或專案集將會交付些什麼時,需要不只是基於關鍵績效指標(KPI)的手法,同時也需要基於價值的手法。策略與目標和目的三者之間的關聯極其重要。所有這些事情都必須提早凸顯出來。」
Chaudhuri建議要說明將會交付的短期、中期及長期成果,以及要實現的具體目標。
Chaudhuri補充表示:「只要您能展示這一點,您就處在能提供足夠合理性與信心的立足點。」
與利害關係人互動。
Dengiz表示,他試圖讓利害關係人參與決策過程。他表示:「我嘗試讓最高管理層參與決策過程,他們參與的越多,就越有可能確保他們對專案的支持。」
Dengiz的目標是了解利害關係人對專案的態度與手法,以及與範圍更廣的專案組合之間的關係。他表示:「為了讓他們明白這個專案將為他們帶來些什麼,我需要了解他們的期望。接下來持續地與利害關係人合作,包括最高管理層與客戶。最後,我將他們的價值與期望納入專案中。」
保持簡單。
高級主管通常面臨有限的時間與互有抵觸的需求。Dengiz建議解釋專案優先等級時要保持簡單與簡短。
他表示:「大多數與我一起工作的最高管理層需要簡明扼要的資訊,並且希望直接切中要點。對於最高管理層那一類型的人而言,簡單且精要的資訊將易於得到他們的支持。」
要了解更多關於專業人士如何讓專案獲得核准,請在Projectified®收聽「制定專案組合決策並獲得支持的方式(Making Project Portfolio Decisions and Getting Buy-In)」。