與專案贊助者之間的溝通失敗可能會減緩專案進度,並使得保持策略一致性變得困難。因此,PMI向世界各地的專案專業人士提問:您如何讓贊助者積極參與?
客製化溝通方式
在專案初期,與贊助者一起建立一個溝通計劃以了解他們的喜好。他們是喜歡透過電話、電子郵件還是簡訊來更新專案訊息?他們希望多久做一次進度報告?他們喜歡定期會議、還是臨時會議?在緊急情況下,最好的溝通方式是什麼?如果在一到三天之內沒有得到回覆,下一步該怎麼做?事先確立計劃將確保贊助者的參與,並消除可能導致專案延誤的溝通障礙所造成之風險。
—Mohammed Saquib Ayubi,PMP,Amazon副機器學習數據員,印度海得拉巴
持策略焦點
贊助者同時面對許多的要求。如果他們迷失了專案的最終目標,就很可能會分心並優先處理其他工作。這就是為什麼專案經理需要在進度會議中,通過突顯關鍵的成功指標與里程碑,讓贊助者了解專案的最終效益與影響。如果這些事項被不斷地強調,贊助者就會記得他們為什麼會啟動專案的初衷,並更有可能幫助團隊專注於任務之上。
—Brian Dlamini,PMP,PMI-RMP,Anglo Platinum專案經理,約翰尼斯堡
優先考慮面對面交流
關鍵的專案信息如果使用電子郵件或進度報告來傳達可能很困難。因此,我更喜歡在專案期間安排坦率的、面對面的會談,無論是親自見面還是通過視訊會議進行。這些會議將幫助您向贊助者解釋,為何他們的參與是專案成功的關鍵。此外,每週舉行的利害關係人專案進度會議,將提供贊助者機會來回答問題、了解專案的風險與障礙,以及協助解決當前議題。
—Veronica Thraen,PMP,Maven專案管理的所有者與首席顧問,美國亞利桑那州鳳凰城
準備傾聽當你與贊助者見面時,帶上所有重要文件,包含您認為他們會感興趣的資訊。在整個交流過程中,觀察他們的身體語言,了解他們喜歡或不喜歡什麼。在會面結束時,確認他們對溝通方式與頻率的偏好。最後,您需要讓贊助者知道,他們的回饋相當重要。
—Rukome Egwerome,PMP,Notore專案工程師,Rivers,奈及利亞
共同慶祝
邀請贊助者一起慶祝專案進展的亮點或里程碑。在這些活動中,您可以分享截至當前的成功,並指出在過程中,您必須克服哪些障礙才能達到現在的成就。
—Tony Dennis Morisause,PNG DataCo Ltd.工程服務總經理,巴布亞紐幾內亞摩斯比港