選擇專案管理軟體的迷思與新一代專案管理軟體的趨勢

民國九十七年四月二十四日PMI TW連續舉辦了兩場有關「新一代專案管理軟體」講座與軟體展示，與會貴賓除了可以免費獲得兩個PDU外，並聆聽了高亞科技公司Stephen Law先生對「新一代的專案管理工具」所做的精彩的演說與8thManageTM系統展示。

Stephen Law主講「新一代的專案管理工具」

人類使用工具來解決問題早在石器時代就開始了，隨著技術的演進大部分的公司面臨著日趨複雜且充滿著不確定的專案，並要求能以有限的資源與壓縮的時程內來完成，然而在吾人常對專案管理工具有不當的認知，錯認專案管理工具是一帖「藥到病除」的良藥，經常造成耗費金錢與時間確沒有真正解決專案工作上的問題或提升專案的效能。筆者歸納下列幾點常見的迷思提供各位會員參考：

體認軟體工具的能與不能：軟體在資料處理與儲存、計算、監控與預測等方法是可以發揮相當不錯的功效；然軟體工具也不是萬能的，例如在決策與判斷時，或是面臨問題解決方面例如為專案團隊組員解決困難、問題協商等時，只能使用軟體工具來輔助判斷，還是以人為主，不能取代人的判斷。另外，人與工具的主從不能顛例，人為主而工具為輔。
工具的成效與專案團隊內專案能力成熟度有關：有句話說「愚者使用工具仍然是愚者(A fool with a tool is still a tool)」。許多在以為提供了軟體工具後就可以變成專案管理上的專家，這種認知就好像假設學會了word processor就認為自己是作家，及學了spreadsheet program就認為自己是會計師，犯了相同的錯誤。專案出現了問題如果是源自於專案團隊的能力不足所造成應先針對此因素來改善，千萬不可期望藉由軟體工具來解決。如果某個專案團隊從不做計畫、不瞭解計畫是art與science的結合、亦不清楚WBS的重要性與手法，即便使用再貴的工具，對專案的整體效能提升也是有限的。
工具好不好的問題，應由適不適合、會不會用及執行的澈不澈底來回答：選擇軟體工具的首要問題是需求，要充分的瞭解希望使用工具來解決什麼樣的問題，諸多欲解決問題的優先順序為何，此外要發揮工具的效能除了進行工具訓練外，亦不要忘了同時進行必的專案管理能力訓練，另外工具的發揮與否與企業高層的支援與執行的澈底與否與相關配套措施息息相關。

由上可知，軟體工具的選擇是一件大事，可以將此工具視為一個專案來進行，希望軟體工具來解決專案內的問題，請先解決軟體工具可能帶來的問題與澄清對軟體工具不當的迷思。然而如何選擇理想的專案管理軟體工具呢？吾人認為選擇軟體除了要考慮穩定度、與現有系統的相容度、售後服務、人機介面外，另在功能面應考量以下因素：

軟體提供支援國際標準流程與定義：
如軟體所使用的名詞定義、管理技術、管理工具與流程符合「專案管理知識體指南（A Guide to the Project Management Body of Knowledge, 簡稱PMBOK Guide）」，另提供方法模版(template)來輔助產生專案計畫，它同時支持CMMI的通用流程及特定流程。
軟體應用範圍包含專案完整的流程組與知識體，而非僅適用於計畫：
軟體應用範圍包括專案起始、規劃、執行、控管與結束方面之知識、技巧、工具，包括九大知識領域（包含整合、範疇、時程、成本、品質、人力資源、風險、溝通及採購管理之重要）。支援WBS、甘特圖、關鍵路徑、EVM等基本管理技術，並支援如專案內部與外部複雜重覆的相依關係(iterative dependency)等現代技術。
提供專案內利害關係人(stakeholder)一致及同?的訊息，維持專案資訊的高透明度(transparency) ：
能在不同情況下適應不同的管理風格；可藉由工作環境的高度透明化，強化橫向與縱向的監督，幫助管理者持續管制，並可提供準確及時的資訊，讓管理者能夠做出合適的判斷。
完備的計畫與協同合作的功能，具有專案監視(monitor)與控制(control)的功能：
軟體可提供個人和部門的同?協調與互動，適用不同組織如功能型與專案導向型組織，具備不同的溝通方式如請求(request)、承諾、交付(deliver)及驗收等，強化部門與委員會間的協調與管理。
具備向上銜接計畫(program)及專案組合(portfolio)的功能：
可進行企業層、PMO層及專案層級的政策律定(policy enforcement)，可蒐整各專案哩程碑、遞交項目、期程，並具備成本、變更請求、議題與風險、自動的財務整合與報告。
對於專案內軟性(如信心、承諾)的資料具有更好的管理與預測：
如提供專案承諾(commitment)的支援，並透過承諾機制提高承諾的可預測性，具備對活動、交付成果、和資源的承諾提議；其他如計畫日期、成本和品質承諾的承諾記錄；取消承諾、完成承諾和違諾的管理。

劉英傑博士
博鴻顧問公司資深顧問